Rendicontazione delle commesse e rilevazione dei costi di manodopera
Nella gestione delle COMMESSE l’imputazione dei costi di manodopera costituisce un aspetto non del tutto banale.
La modalità di rilevazione dipende, infatti, da una pluralità di fattori:
- tipologia di commessa
- tipologia di prestazione lavorativa effettuata
- disponibilità di strumenti di rilevazione del tempo dedicato alla commessa
- qualità e quantità di informazioni richieste, in aggiunta al tempo dedicato
- caratteristiche del processo adottato
L’argomento, come si vede, può essere molto complesso.
Vediamo, dunque, il dettaglio dei fattori precedentemente elencati:
TIPOLOGIA DI COMMESSA
Un prima, fondamentale, distinzione riguarda:
- commesse commerciali (di vendita)
- commesse di produzione
Nel primo caso è probabile che la rilevazione dello ore lavorate possa essere ragionevolmente effettuata con uno strumento manuale (foglio presenze) o digitale (time sheet) compilato direttamente dall’addetto o dal responsabile della commessa.
Nel secondo caso, al contrario, possiamo immaginare che il tempo dedicato debba essere rilevato direttamente sul luogo di produzione, magari a bordo macchina e con unità di misura probabilmente molto più piccole rispetto al caso precedente (minuti rispetto ad ore).
Si tratta, come si vede, di contesti del tutto diversi. Al punto che per quanto riguarda le commesse di produzione noi abbiamo realizzato articoli di blog e video presenti sul nostro canale YouTube specificamente dedicati a questa materia.
TIPOLOGIA DI PRESTAZIONE LAVORATIVA EFFETTUATA
Una prima tipologia è rappresentata da prestazioni che possono essere misurate a consuntivo sulla base di una rendicontazione effettuata direttamente da chi ha prestato il servizio. Spesso questo tipo di prestazioni richiedono una conferma formale da parte del cliente / committente. Esempi tipici di questa tipologia sono i servizi di consulenza o interventi svolti al domicilio del cliente.
Una seconda tipologia riguarda prestazioni di tipo occasionale la cui durata viene rilevata esclusivamente a fini gestionali interni o a fini di addebito al cliente. Esempi tipici di questa tipologia sono i servizi di assistenza interna oppure la prestazione di attività addebitata a corpo e non a consuntivo.
DISPONIBILITA’ DI STRUMENTI DI RILEVAZIONE DEL TEMPO DEDICATO ALLA COMMESSA
Principale strumento di rilevazione è sicuramente rappresentato da un ‘foglio presenze’, possibilmente tramite una soluzione digitale, compilato direttamente da chi effettua la prestazione.
Esiste un secondo strumento, abbastanza diffuso, alimentato non da una rilevazione manuale bensì da una lettura digitale automatica dell’inizio e della fine lavoro. E’ il caso, ad esempio, di una ‘timbratura virtuale’ finalizzata alla rilevazione dei tempi suddivisi per commessa.
Esiste, infine, un terzo strumento, costituito dalla lettura dei tempi di inizio e fine lavorazione per commessa rilevati direttamente sulla linea di produzione. Questa è una modalità utilizzata all’interno dei processi MRP e non richiede – solitamente – alcun intervento manuale.
QUALITA’ E QUANTITA’ DI INFORMAZIONI RICHIESTE, IN AGGIUNTA AL TEMPO DEDICATO
Molto spesso non è sufficiente rilevare soltanto data/ora di inizio e fine lavoro e commessa coinvolta.
Può capitare che l’azienda necessiti la rilevazione di informazioni molto più complesse e vaste.
Vediamo alcuni esempi:
- scarico materiale utilizzato
- lotti utilizzati
- scadenze materiale
- garanzie
- km percorsi ed altre spese di trasferta
- rimborsi spese per pranzi e trasferimenti
- compilazione schede tecniche o note lavoro svolto
- richieste preventivi o loro generazione
- emissione documenti fiscali di consegna
- generazione documenti fiscali di fatturazione
- emissione verbali di consegna
- firme elettroniche
Si tratta, come si può vedere, di estensioni di notevole impatto rispetto alla pura e semplice rilevazione dei tempi di lavorazione. E’ tuttavia fondamentale, qualora la gestione di tali informazioni sia richiesta, poterle collegare alla specifica commessa, in modo da poterne effettuare un tracciamento.
CARATTERISTICHE DEL PROCESSO ADOTTATO
Si tratta, senza dubbio, dell’elemento più importante nella definizione della tipologia di rilevamento dei dati da utilizzare.
A prescindere, infatti, da tutti gli aspetti visti in precedenza ogni azienda dovrà individuare il processo ottimale in funzione delle proprie esigenze, magari integrando la presenza contemporanea di due o più modalità di rilevazione tra quelle precedentemente descritte.
Da tutto questo deriva l’importanza di una soluzione software che metta a disposizione tutti questi strumenti, nessun escluso, consentendo di scegliere di volta in volta la configurazione più adeguata.
