Budget di commessa e rendicontazione
La gestione delle COMMESSE rappresenta un elemento fondamentale nel controllo di gestione di una PMI.
Facciamo riferimento, in questo articolo, a commesse commerciali, di vendita. Non ci occupiamo, in questa sede, di commesse di produzione in quanto oggetto di altro articolo e di altri contenuti da noi prodotti e presenti sul nostro blog e sul nostro canale YouTube.
Non facciamo riferimento, inoltre, alle commesse edili del settore pubblico, in quanto soggette ad esigenze molto particolari ed oggetto, anche in questo caso, di altro articolo e di altri contenuti da noi prodotti e presenti sul nostro blog e sul nostro canale YouTube.
Affrontiamo inoltre questo argomento tenendo presente la tipologia di aziende alle quali ci rivolgiamo, ovvero le PMI. Si tratta di realtà aventi limitate dimensioni e – dunque – limitata struttura contabile ed amministrativa. Occorre pertanto ipotizzare modalità di gestione delle commesse non particolarmente onerose in termini di costo e di impegno richiesto.
Gli obiettivi di una gestione delle commesse sono sostanzialmente:
- definizione di un budget di commessa
- rilevazione costi e ricavi di commessa
- valutazione stato di avanzamento (SAL)
- rendicontazione ed analisi del risultato
L’imputazione a commessa dei ricavi risulta in genere abbastanza agevole, per quanto molto spesso soggettiva.
Si basa solitamente su di un importo di vendita concordato in sede di conferma d’ordine. L’unica difficoltà al riguardo può riguardare la sola valutazione dello stato di avanzamento, finalizzata all’analisi predittiva del risultato economico presumibile.
Tale stato di avanzamento (SAL) può essere determinato secondo diverse modalità. Le principali sono:
- stato di avanzamento desunto dalla % dei costi imputati a commessa rispetto al totale dei costi previsti
- rilevazione manuale della stima di avanzamento suddivisa per fase di lavorazione caricata manualmente dai responsabili dei singoli cantieri
- rilevazione manuale complessiva stimata dall’azienda
- rilevazione manuale complessiva stimata (o riconosciuta) dal committente
Il caso relativo all’imputazione dei costi è – al contrario – molto più complesso.
Occorre, per prima cosa, distinguere i costi per tipologia.
Solitamente le tipologie considerate sono le seguenti:
- costi del materiale / magazzino
- costi di manodopera
- spese generali di diretta imputazione
- quote di spese generali non di diretta imputazione
Per ciascuna di queste tipologie abbiamo prodotto articoli e video specifici presenti nel nostro blog e nel nostro canale YouTube.
In questa sede è tuttavia opportuno approfondire due temi, in particolare.
Il primo riguarda la diversa modalità di rilevazione dei costi del materiale.
Possiamo infatti ipotizzare diversi scenari di rilevazione:
- prelievi di materiale da magazzino rilevati con apposito documento accompagnatorio
- prelievi di materiale da magazzino rilevati dall’operatore in sede di utilizzo
- ordini e successivi acquisti imputabili direttamente alla commessa
- acquisti rilevati da fatturazione elettronica acquisti imputabili alla commessa
In questa sede non scendiamo, ovviamente, nel dettaglio di tali casistiche, in quanto oggetto – come detto – di nostri specifici articoli e contenuti video.
E’ importante soltanto rilevare la complessità di questo aspetto e la necessità di strutturare con attenzione i processi che si intendono attivare per arrivare nel modo più rapido e completo possibile alla corretta rilevazione di tali costi.
Il secondo aspetto riguarda la rilevazione delle quote di spese generali non di diretta imputazione.
Si tratta della redistribuzione pro-quota delle spese generali non direttamente imputabili a specifiche commesse (p.e. costi amministrativi, commerciali ecc. ecc.) tra le varie commesse sulle quali si è lavorato.
Questo aspetto è estremamente complesso, in quanto non è agevole individuare un algoritmo di ‘ribaltamento’ di tali costi sulle singole commesse che operi in modo sufficientemente preciso e – al tempo stesso – in modo sufficientemente agevole.
Occorre, a tale proposito, approfondire con attenzione le funzionalità offerte dal software gestionale per valutare il risultato che si potrà ottenere. Vale comunque la pena sottolineare che una tale funzione rappresenta un esigenza raramente richiesta dalle PMI e pertanto può non essere considerata fondamentale.
L’aspetto relativo alla definizione del budget di commessa, ovviamene, va inteso specularmente alla rilevazione dei costi descritta in precedenza, in modo da renderla raffrontabile a consuntivo.
Vediamo ora quali sono i principali strumenti di rendicontazione e di analisi del risultato:
- stampa situazione economica generale commesse
- stampa dettaglio situazione economica commessa
- stampa scostamenti budget / consuntivo
- analisi dettaglio scostamenti budget / consuntivo
- stampa situazione globale ordini emessi
- stampa avanzamento ordinato / ricevuto
- stampa riepilogo personale utilizzato
- stampa dettaglio giornaliero personale utilizzato
- analisi spese di trasferta addebitate
